Deelnemersreglement

Deelnemersreglement

Walk&Dance to Fight Cancer Assen is een initiatief en programma van de Stichting Fight cancer. Walk&Dance to Fight Cancer Assen is geen officiële wedstrijd.

Doelstelling van Walk&Dance to Fight Cancer Assen is het genereren van aandacht en inzamelen van gelden ten behoeve van het bevorderen en ondersteunen van kankeronderzoek en preventie. We willen dit bereiken middels de Walk&Dance to Fight Cancer Assen wandeling van ca 5, 15 en 25 kilometer in de gemeente Assen op 6 juli 2025.  

Walk&Dance to Fight Cancer Assen kan alleen plaatsvinden als de benodigde vergunning door de Gemeente Assen is verstrekt.

De Stichting Fight cancer is eindverantwoordelijk voor Walk&Dance to Fight Cancer Assen maar zal gedragen worden door het kernteam Walk&Dance to Fight Cancer Assen. Het is een gedeelde verantwoordelijkheid waarbij ten goede trouw wordt samengewerkt. Walk&Dance to Fight Cancer Assen is als Organisatie verantwoordelijk voor de inhoud van het programma, maar ook voor het bijhouden van de website van het event: walkanddance.nl/Assen

Artikel 1. DEFINITIES

1. In dit deelnemers reglement wordt verstaan onder:

• Deelnemer(s): Wandelaars die deelnemen aan het Walk&Dance to Fight Cancer Assen event en zijn geregistreerd bij de Organisatie. Dit zijn:

1. Individuele wandelaars
2. Wandelaars van een Businessteam
3. Wandelaars van (vrienden)teams

Deelname aan Walk&Dance to Fight Cancer Assen (hier te noemen: Event) is uitsluitend mogelijk voor natuurlijke personen. Walk&Dance to Fight Cancer Assen is een uniek wandelevenement met een route van ca. 5, 15 en 25 kilometer in de gemeente Assen op 6 juli 2025.

1. Organisatie: Onder Organisatie wordt verstaan het organiserend comité/het kernteam van Walk&Dance to Fight Cancer Assen, kerngroepleden, vrijwilligers en door Organisatie ingeschakelde bedrijveninstanties.
2. Stichting Fight cancer: Onder het motto Love life. Fight cancer. wil Stichting Fight cancer heel Nederland bewust maken van de noodzaak van kankerbestrijding, ze betrekken bij de strijd tegen kanker en vooral: aansporen tot actie! Iedereen kan een bijdrage leveren door een eigen actie te starten als Fighter, deel te nemen aan een van onze fondsenwervende evenementen die plaatsvinden door het hele land, donateur te worden of door te helpen als vrijwilliger. Met de fondsen die wij werven, financieren wij vooraf geselecteerde kankeronderzoeken en preventies. Fight cancer selecteert zoveel mogelijk baanbrekend onderzoek van jonge onderzoekers of onderzoeken die zich richten op jongvolwassenen. KWF fungeert als vaste partner om deze gelden en onderzoeken te managen. Fight cancer heeft de ANBI-status. Kijk voor meer informatie over de stichting op www.fightcancer.nl.
3. Bedrijventeam(s): Team(s) dat/die conform de daarvoor geldende voorwaarden als deelnemend team aan Walk&Dance to Fight Cancer Assen geregistreerd zijn bij de organisatie.
4. Vriendenteam(s): Team(s) dat/die conform de daarvoor geldende voorwaarden als deelnemend team aan Walk&Dance to Fight Cancer Assen geregistreerd zijn bij de Organisatie.

Artikel 2. DONATIES

• Walk&Dance to Fight Cancer Assen kent twee geldstromen, gekoppeld aan twee bankrekeningen:
1. Inschrijfgelden, eventuele subsidies en sponsorgelden uit de zakelijke markt, deze worden gebruikt voor de Organisatie en het veilig opleveren van het Event, en eventuele opstartkosten voor het komend jaar;
2. Donatiegelden, deze komen met aftrek van de transactiekosten ten goede aan de Stichting Fight cancer.

Na afloop van het evenement wordt het totale bedrag van de donaties openbaar gemaakt.

• Het kernteamlidmaatschap van de Walk&Dance to Fight Cancer Assen is een onbezoldigde functie. Het Rechtspersonen Samenwerkingsverbanden Informatie Nummer (RSIN) van Stichting Fight cancer is 852969284.
• Op de totaal-donatieteller op de homepage van www.walkanddance.nl/assen zal het brutobedrag aan donaties zichtbaar zijn, dat wil zeggen dat de fee kosten nog van de donatie opbrengsten afgaan. Ook op de persoonlijke pagina van de Deelnemer maken we het brutobedrag inzichtelijk.
• De Penningmeester van Walk&Dance to Fight Cancer Assen behoudt toezicht op de inkomstenstroom en de kosten van lopende rekening.
• Walk&Dance to Fight Cancer Assen maakt na afloop van het Event openbaar hoeveel donatiegeld er is opgehaald met het event en rapporteert aan welke projecten het donatiegeld wordt toegekend.
• De Belastingdienst heeft Stichting Fight cancer aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling, waarmee wij de ANBI-status hebben verkregen. Dit levert fiscaal voordeel op: Donateurs van een ANBI mogen hun giften aftrekken van de inkomsten- of vennootschapsbelasting en Stichting Fight cancer hoeft over donaties geen schenkingsrecht te betalen. Dat betekent dat alle donaties nog effectiever besteed kunnen worden. Het RSIN van Stichting Fight cancer is 852969284.

Artikel 3. INSCHRIJVING

• De inschrijving start in november 2024 en sluit voor de individuele Deelnemers uiterlijk een week van tevoren, tenzij de Stichting Fight cancer besluit deze data aan te passen.
• Er kunnen maximaal 1500 Deelnemers meedoen, bestaande uit individuele Deelnemers, Bedrijven- en Vriendenteams, tenzij de lokale Organisatie van Walk&Dance to Fight Cancer Assen besluit om dit aantal aan te passen.
• Er kunnen maximaal 100 teams meedoen, tenzij lokale Organisatie van Walk&Dance to Fight Cancer Assen besluit dit aantal aan te passen.
• De inschrijving is pas definitief wanneer het inschrijfgeld uiterlijk betaald is op 1 juli 2025 voor de individuele Deelnemers en 1 juli 2025 voor de Vrienden Teams, tenzij het bestuur van de lokale organisatie besluit deze uiterlijke inschrijftermijn aan te passen.

Artikel 4. DEELNAME

1. Elke individuele Deelnemer (12 jaar en ouder) betaalt €35,- (tot 1 april €29,50) inschrijfgeld (incl. btw) om mee te doen als volwassene. Kids tussen de 5 en 11 jaar betalen €15,- (tot 1 april €12,50).
2. Elke individuele deelnemer spant zich in om minimaal €350 donatiegeld via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen t.b.v. de Stichting Fight cancer. Tenzij de lokale Organisatie van Walk&Dance to Fight Cancer Assen in overleg met Stichting Fight cancer anders besloten heeft.
3. Een Deelnemer is verplicht een geldig legitimatiebewijs op de dag van het Event (6 juli 2025) bij zich te hebben. Tezamen met het inschrijvingsbewijs vormt dit de toelating tot de registratielocatie.
4. Indien Deelnemer een medische, fysieke of mentale beperking heeft die van invloed kan zijn op de veiligheid van Deelnemer zelf of die van andere tijdens het evenement, is Deelnemer verplicht dit voorafgaand aan inschrijving schriftelijk te melden bij Organisatie. Op basis van de verstrekte informatie zal Organisatie bepalen of deelname mogelijk is (en onder welke voorwaarden). Indien blijkt dat Deelnemer geen melding heeft gemaakt van een beperking, behoudt de Organisatie het recht om deelname te ontzeggen, zowel voorafgaand aan als tijdens het evenement.
5. Indien de Deelnemer op de dag van het Evenement jonger is dan 16 jaar en niet meeloopt met zijn/haar ouders/voogd, kan er door de Organisatie worden gevraagd om een vrijwaringsverklaring voor deelname, ondertekend door de ouders/voogd van de Deelnemer.
6. Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem op walkanddance.nl/assen Is de betaling niet binnen 5 dagen na inschrijving voldaan, dan vervalt het deelnamerecht.
7. Is een individuele Deelnemer vanwege familieomstandigheden of gezondheidsproblemen verhinderd om op 6 juli 2025 te verschijnen, dan zal, na overhandiging van een rechtsgeldige verklaring, het inschrijfgeld worden geretourneerd. Deelnemer dient hiertoe via info@fightcancer.nl contact op te nemen met de Organisatie.
8. Het donatiegeld wordt rechtstreeks gedoneerd via de persoonlijke pagina van de Deelnemer. Het donatiegeld dient uiterlijk 2 weken na het Evenement overgemaakt te zijn.
9. Het donatiegeld wordt aan de Deelnemer gekoppeld en komt rechtstreeks op de donatiegeldrekening met rekeningnummer NL 34 RABO 0327 7423 64 t.n.v. Stichting Fight cancer.
10. Deelnemers die niet hebben voldaan aan de inspanningsverplichting om minimaal €350 op te halen, kunnen bij de eerstvolgende editie van Walk&Dance to Fight Cancer Assen worden uitgesloten van deelname.
11. Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet.
12. Alle bovengenoemde punten gelden tevens ook voor Vriendenteams (die bestaan uit individuele deelnemers).

Bijkomende voorwaarden voor deelname via Businessteams

1. Een Businessteam betaalt per 5 deelnemers €500,- excl BTW, en krijgt daar conform de afspraken zoals benoemd op {www.walkanddance.nl/assen} extra zichtbaarheid voor terug.
2. Is de betaling niet binnen 14 dagen na inschrijving (of in geval van factuur na ontvangst factuur) juist voldaan, dan vervalt het deelnamerecht.
3. Businessteams conformeren zich, naast het voldoen van het inschrijfgeld, aan de inspanningsverplichting minimaal €350 per Deelnemer aan donatiegelden te werven. Dit kan via de teampagina op de website van Walk&Dance to Fight Cancer Assen. De minimale donatiegelden ad €350 per Deelnemer dienen uiterlijk 2 weken na het Evenement te zijn overgemaakt. Additionele donaties kunnen tot maximaal een maand na het Evenement worden gedaan.
4. Businessteams die niet aan de donatieverplichting van €350 per Deelnemer hebben voldaan, kunnen worden uitgesloten van deelname bij een volgende editie.
5. Businessteams die de donatiegelden in één keer willen afkopen dienen contact op te nemen met de Organisatie via info@fightcancer.nl
6. Businessteams mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet. 

Artikel 5. VOORBEHOUD WIJZIGINGEN

• Stichting Fight cancer of de Organisatie behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in het programma van het Event Walk&Dance to Fight Cancer Assen.
• De Organisatie behoudt zich het recht voor om bij onverwacht slecht weer of onvoorzienbare omstandigheden het Event te annuleren of uit te wijken naar een alternatieve locatie of alternatieve starttijd/datum. Inschrijfgelden worden bij annulering retour gestort onder aftrek van gemaakte kosten door de Organisatie en kosten voor het betalingsverkeer. Donatiegelden komen ten goede aan de Stichting Fight cancer, direct, of na afloop van het volgende Evenement Walk&Dance to Fight Cancer Assen.

Artikel 6. AANSPRAKELIJKHEID

1. Deelname aan het Evenement Walk&Dance to Fight Cancer Assen is te allen tijde geheel op eigen risico.
2. De Organisatie als ook de sponsorende bedrijven op geen enkele manier aansprakelijk voor enig letsel of enige schade van welke aard dan ook, met inbegrip van directe, bijzondere, indirecte of gevolgschade, die zou kunnen ontstaan of ontstaan is vooraf, tijdens of na afloop van bezoek aan of deelname aan het Evenement Walk&Dance to Fight Cancer Assen op 6 juli 2025 (of alternatieve datum zie Artikel 6) of op of tijdens de side events voorafgaand aan, op of na het Evenement.
3. De Deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen schade aangebracht aan anderen en/of eigendommen van anderen. De aangewezen verzekering hiervoor is een Aansprakelijkheidsverzekering Particulier (AVP). Daarnaast dient de Deelnemer te beschikken over een adequate reis- en ziektekostenverzekering.
4. De Deelnemer moet verzekerd zijn voor deelname aan een sportieve prestatie. Indien de verzekeringsmaatschappij van de Deelnemer dit heeft uitgesloten dan dient de Deelnemer zich hiervoor apart te verzekeren.

Artikel 7. PORTRETRECHT

1. Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan de Organisator voor openbaarmaking van tijdens of rond het Event gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke, waarop de Deelnemer zichtbaar is voor promotionele doeleinden van de Organisatie, zonder daarvoor een vergoeding te ontvangen. Zie ook het privacy statement op de website van de walk.
2. Deelnemers kunnen een herroeping doen op de openbaarmaking. Neem hiervoor contact op met de Organisatie.

Artikel 8. PERSOONSGEGEVENS

1. Aan alle inschrijvers zal, middels een daartoe strekkende verklaring, bij inschrijving worden verzocht om in te stemmen met de verwerking van hun persoonsgegevens, voor zover deze verwerking nodig is voor de Organisatie van het Walk&Dance to Fight Cancer Assen. Alle persoonsgegevens worden door de Stichting Fight cancer conform de Wet Algemene verordening gegevensbescherming vertrouwelijk behandeld. De personen die bij de verplichte invulvelden hebben aangegeven akkoord te gaan met een eenmalige benadering door derden, kunnen door de partners/sponsors van het Walk&Dance to Fight Cancer Assen Event voor marketingdoeleinden éénmalig benaderd worden.
2. Inschrijvers hebben te allen tijde het recht op inzage in, en verwijdering van hun persoonlijke gegevens door contact op te nemen met de Organisatie.

Artikel 9. VEILIGHEID

1. De Deelnemer moet onverwijld de aanwijzingen van de Walk&Dance to Fight Cancer Assen Organisatie opvolgen.

Artikel 10. OVERIGE

1. In geval van onduidelijkheid in en/of onvolledigheid van deze voorwaarden, besluit het lokaal organiserend comité in samenspraak met stichting Fight cancer wat de handelwijze moet zijn.

VRAGEN?

Heeft u nog vragen? Mail dan naar info@fightcancer.nl

Lage Naarderweg 45 – 47

1217 GN Hilversum

020 664 3639