Deelnemersreglement

Deelnemersreglement Swim to Fight Cancer

Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht is een initiatief en programma van de Stichting Fight cancer. Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht is geen officiële wedstrijd.
Doelstelling van Swim to Fight Cancer is het genereren van aandacht en inzamelen van gelden ten behoeve van het bevorderen en ondersteunen van kankeronderzoek en preventie. We willen dit bereiken middels de Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht zwemtocht van ca. 2000 meter door het water van de Vecht op 8 september.
Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht kan alleen plaatsvinden als de benodigde vergunning door de Gemeente Stichtse Vecht is verstrekt.
Stichting Fight cancer is eindverantwoordelijk voor Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht maar zal gedragen worden door het kernteam van Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht. Het is een gedeelde verantwoordelijkheid waarbij te goeder trouw wordt samengewerkt. Zowel Projectleider als Penningmeester tekent een (intentie)overeenkomst. Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht is als organisatie verantwoordelijk voor de inhoud van het programma, maar ook voor het bijhouden van swimtofightcancer.nl/stichtsevecht.

Artikel 1. DEFINITIES
1. In deze deelname voorwaarden wordt verstaan onder:
a. Deelnemer(s): Zwemmers die als deelnemers aan het Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht Event geregistreerd zijn bij de Organisatie. Dit zijn:
i. Individuele zwemmers;
ii. Zwemmers van een Team, en;
iii. Zwemmers die deelnemen aan de Kids Swim.

Deelname aan het Event is uitsluitend mogelijk voor natuurlijke personen die de door de Organisatie vastgestelde minimumleeftijd van 16 jaar hebben bereikt.

Deelname aan de Kids Swim is uitsluitend mogelijk voor kinderen die de door de Organisatie vastgestelde leeftijd hebben van 10 t/m 15.

b. Event: de unieke Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht zwemtocht van ca. 2000 meter door het water van de Vecht op 8 september.
c. Organisatie: Onder Organisatie wordt verstaan de kernteamleden van Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht en vrijwilligers, en door Organisatie ingeschakelde bedrijven en instanties.
d. Onder het motto Love life. Fight cancer. wil Stichting Fight cancer heel Nederland bewust maken van de noodzaak van kankerbestrijding, ze betrekken bij de strijd tegen kanker en vooral: aansporen tot actie! Iedereen kan een bijdrage leveren door een eigen actie te starten als Fighter, deel te nemen aan een van onze fondsenwervende evenementen die plaatsvinden door het hele land, donateur te worden of door te helpen als vrijwilliger. Met de fondsen die wij werven, financieren wij vooraf geselecteerde kankeronderzoeken en preventies. Fight cancer selecteert zoveel mogelijk baanbrekend onderzoek van jonge onderzoekers of onderzoeken die zich richten op jongvolwassenen. KWF fungeert als vaste partner om deze gelden en onderzoeken te managen. Fight cancer heeft de ANBI-status (registratienummer 852969284). Kijk voor meer informatie over de Stichting op www.fightcancer.nl.
e. Team(s): Team(s) dat/die conform de daarvoor geldende voorwaarden als deelnemend team aan het Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht event geregistreerd zijn bij de Organisatie.
f. Kids Swim: evenement als onderdeel van de Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht is een zwemtocht waarbij kinderen in de leeftijdscategorie 10 t/m 15 jaar, een verkorte route zwemmen door het water van de Vecht op 8 september.

Artikel 2. DONATIES
1 Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht kent twee geldstromen, gekoppeld aan twee bankrekeningen:
a) Inschrijfgelden, eventuele subsidies en sponsorgelden uit de zakelijke markt, deze worden gebruikt voor de organisatie en het veilig opleveren van het Event, en eventuele opstartkosten voor het komend jaar;
b) Donatiegelden, deze komen met aftrek van de transactiekosten ten goede aan de Stichting Fight cancer.
Na afloop van het evenement wordt het totale bedrag van de donaties openbaar gemaakt.
2 Het bestuurslidmaatschap / kernteamlidmaatschap van Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht is een onbezoldigde functie.
3 Op de totaal-donatieteller op de homepage van www.swimtofightcancer.nl zal het nettobedrag aan donaties zichtbaar zijn, dat wil zeggen de donatie opbrengsten minus de transactiekosten. Op de persoonlijke pagina van de Deelnemer maken we het brutobedrag inzichtelijk.
4 De penningmeester van Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht behoudt toezicht op de inkomstenstroom en de kosten.
5 Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht maakt na afloop van het Event openbaar hoeveel donatiegeld er is opgehaald met het Event en rapporteert aan welke projecten het donatiegeld wordt toegekend.
6 De Belastingdienst heeft Stichting Fight cancer aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling, waarmee wij de ANBI-status hebben verkregen. Dit levert fiscaal voordeel op: Donateurs van een ANBI mogen hun giften aftrekken van de inkomsten- of vennootschapsbelasting en Stichting Fight cancer hoeft over donaties geen schenkingsrecht te betalen. Dat betekent dat alle donaties nog effectiever besteed kunnen worden.

Artikel 3. INSCHRIJVING
1 De inschrijving start op 9 april en sluit voor de individuele deelnemers en voor de businessteams op uiterlijk 1 september, tenzij de Stichting Fight cancer besluit deze data aan te passen.
2 Er kunnen maximaal 775 Deelnemers meedoen, bestaande uit individuele Deelnemers (zowel jongeren als volwassenen) en Teams, tenzij het kernteam van de Stichting Fight cancer besluit om dit aantal aan te passen.
3 Er kunnen maximaal 100 Teams meedoen, tenzij het kernteam van de Stichting Fight cancer besluit dit aantal aan te passen.
4 Aan de Kids Swim kunnen maximaal 250 deelnemers meedoen, tenzij het kernteam van de Stichting Fight cancer besluit dit aantal aan te passen.
5 Deelnemers jonger dan 16 jaar kunnen alleen meedoen onder verantwoordelijkheid van hun ouder en/of verzorger, en behoeven toestemming voor deelname door middel van een ondertekende vrijwaringsverklaring (verstrekt door de Organisatie) van hun ouders/verzorgers.
6 De inschrijving is pas definitief wanneer het inschrijfgeld uiterlijk betaald is op 1 september voor de individuele deelnemers en voor de business teams, tenzij het kernteam van de Stichting Fight Cancer besluit deze uiterlijke inschrijftermijn aan te passen.

Artikel 4. DEELNAME
1. Een deelnemer verklaart met het accepteren van deze deelnemersvoorwaarden bekend te zijn met de risico’s verbonden aan zwemmen in open water:
a. De waterkwaliteit van open water is niet gegarandeerd en kan ziektes veroorzaken en inname kan gezondheidsrisico’s met zich meebrengen, ondanks dat het water goedgekeurd is door een onafhankelijke instelling;
b. Zwemmen in open water kost meer krachtsinspanning dan zwemmen in een zwembad;
c. In sommige gevallen kan er een risico zijn op aanvaringen;
d. Een wetsuit is verplicht indien het water 18 graden of minder van temperatuur is.
2. Iedere Deelnemer gaat met het accepteren van deze deelnemersvoorwaarden akkoord met deelname op eigen risico. Noch Stichting Fight cancer, noch de Organisatie noch één van de medewerkers van Fight cancer kan aansprakelijk gesteld worden voor letsel en/of schade van welke aard dan ook.
3. Elke individuele Deelnemer die zich individueel inschrijft, betaalt €75,- inschrijfgeld (incl. btw) en spant zich in om minimaal €350 donatiegeld via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen t.b.v. de Stichting Fight cancer. Ook geldt er een gereduceerd tarief voor deelnemers aan de kids swim (zie Voorwaarden Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht: Kids Swim).
4. Een Deelnemer is minimaal 10 jaar en minimaal in het bezit van de zwemdiploma’s A en B. Aan elke Deelnemer kan voor de start worden gevraagd het bezit van de zwemdiploma’s te bevestigen.
5. Iedere deelnemer jonger dan 16 jaar heeft toestemming nodig van ouders/voogd door middel van een vrijwaringsverklaring om deel te mogen nemen.
6. Het wordt een Deelnemer afgeraden deel te nemen bij zwangerschap of bij (ernstige) gezondheidsproblemen. Overleg bij twijfel over deelname altijd met een (huis)arts.
7. Een Deelnemer is verplicht een geldig legitimatiebewijs op de dag van het Event (8 september) bij zich te hebben. Tezamen met het inschrijvingsbewijs vormt dit de toelating tot de registratielocatie.
8. Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem op swimtofightcancer.nl/stichtsevecht. Is de betaling niet binnen 5 dagen na inschrijving voldaan, dan vervalt het deelnamerecht.
9. Is een individuele Deelnemer vanwege familieomstandigheden of gezondheidsproblemen verhinderd om op 8 september te verschijnen, dan zal, na overhandiging van een rechtsgeldige verklaring, het inschrijfgeld worden geretourneerd. Deelnemer dient hiertoe met Stichting Fight cancer (info@fightcancer.nl) contact op te nemen.
10. Het donatiegeld wordt rechtstreeks gedoneerd via de persoonlijke pagina van de Deelnemer. Het donatiegeld dient uiterlijk 15 september overgemaakt te zijn.
11. Het donatiegeld wordt aan de Deelnemer gekoppeld en komt rechtstreeks op de donatiegeldrekening met rekeningnummer NL 34 RABO 00327 742 364 van de Stichting Fight cancer.
12. Deelnemers die niet hebben voldaan aan de inspanningsverplichting om minimaal €350 op te halen, kunnen bij de eerstvolgende editie van Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht worden uitgesloten van deelname.
13. Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet.
Bijkomende voorwaarden voor deelname via Businessteams.
14. Een Businessteam bestaat uit maximaal 5 Deelnemers van personen ouder dan 16 jaar.
15. Een Businessteam betaalt €1.250 (excl. btw) inschrijfgeld. Deze betaling geschiedt via een factuur.
16. Is de betaling niet binnen 14 dagen na inschrijving (of in geval van factuur na ontvangst factuur) juist voldaan, dan vervalt het deelnamerecht.
17. Een Team conformeert zich, naast het voldoen van het inschrijfgeld, aan de inspanningsverplichting minimaal €350 per Deelnemer aan donatiegelden te werven. Dit kan via de teampagina op de website van Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht. De minimale donatiegelden ad €350 per Deelnemer dienen uiterlijk 7 september te zijn overgemaakt. Additionele donaties kunnen tot en met 6 oktober worden overgemaakt.
18. Teams die niet aan de donatieverplichting van €350 per Deelnemer hebben voldaan, kunnen worden uitgesloten van deelname bij een volgende editie.
19. Teams die de donatiegelden in één keer willen afkopen dienen contact op te nemen met de Stichting Fight cancer via info@fightcancer.nl .
20. Teams mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet.
Voorwaarden Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht : Kids Swim
21. Op 8 september vindt ook de Kids Swim plaats voor kinderen in de leeftijdscategorie 10 t/m 15 jaar.
22. de Deelnemer op de dag van het Evenement jonger is dan 16 jaar en niet meezwemt met zijn/haar ouders/voogd, is het verplicht voor de ouder/voogd om een getekende vrijwaringsverklaring in te leveren bij de Organisatie. Hierin wordt akkoord gegeven op deelname op eigen risico en er zal in het bijzonder aandacht worden gevraagd voor risico’s bemoeid met waterkwaliteit en de risico’s van aanvaringen. De Organisatie zal duidelijk maken wanneer de vrijwaringsverklaring ingeleverd dient te worden.
23. Het inschrijfgeld voor de Kids Swim bedraagt €25. Het kind spant zich in om minimaal
€ 100 sponsorgeld via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen t.b.v. de Stichting Fight cancer.
24. Er kunnen maximaal 250 kinderen meedoen, tenzij het kernteam van de Stichting Fight cancer besluit om dit aantal aan te passen.
25. Een Deelnemer is verplicht een geldig legitimatiebewijs op de dag van het evenement (8 september) bij zich te hebben. Tezamen met het inschrijvingsbewijs vormt dit de toelating tot de registratielocatie.
26. Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem swimtofightcancer.nl/stichtsevecht. Is de betaling niet binnen 5 dagen na inschrijving voldaan, dan vervalt het deelnamerecht.
27. Is een individuele Deelnemer vanwege familieomstandigheden of gezondheidsproblemen verhinderd om op 8 september te verschijnen, dan zal, na overhandiging van een rechtsgeldige verklaring, het inschrijfgeld worden geretourneerd. Deelnemer dient hiertoe met Stichting Fight cancer (info@fightcancer.nl) contact op te nemen.
28. Het donatiegeld wordt rechtstreeks gedoneerd via de persoonlijke pagina van het kind. Het donatiegeld dient uiterlijk 15 september overgemaakt te zijn.
29. Het donatiegeld wordt aan het kind gekoppeld en komt rechtstreeks op de donatiegeldrekening van de Stichting Fight cancer. Deelnemende kinderen aan de Kids Swim die niet hebben voldaan aan de inspanningsverplichting om minimaal €100 op te halen, kunnen bij de eerstvolgende editie van Swim to Fight Cancer worden uitgesloten van deelname.
30. Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet.

Artikel 5. KLEDING
1. We raden aan om een wetsuit te dragen. Als de watertemperatuur lager is dan 18 graden Celcius, dan is een wetsuit verplicht. Bij een watertemperatuur boven de 18 graden raden wij het dragen van een wetsuit ten zeerste aan. We raden af om met een wetsuit te zwemmen als de watertemperatuur boven de 22 graden is.
2. Het dragen van de door de Organisatie verstrekte badmuts is verplicht, evenals (mits van toepassing) het dragen van een chip voor tijdsregistratie, hetzij met een enkelband, polsband of in de badmuts. De door de Organisatie verstrekte badmuts dient tijdens de gehele route, van start tot en met finish, geheel zichtbaar gedragen te worden.
3. De kleding (inclusief eventuele attributen) die door de Deelnemers gedragen worden, dienen de veiligheid van de Deelnemer zelf, alsmede de overige Deelnemers, niet in gevaar te brengen. De Organisatie zal hierop toezien en de Deelnemer is verplicht de aanwijzingen van de Organisatie op te volgen.

Artikel 6. VOORBEHOUD WIJZIGINGEN
1 De Stichting Fight cancer behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in het programma van het Event Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht.
2 De Organisatie behoudt zich het recht voor om bij onverwacht slecht weer of onvoorzienbare omstandigheden het Event te annuleren of uit te wijken naar een alternatieve locatie of alternatieve starttijd / datum. Inschrijfgelden worden bij annulering retour gestort onder aftrek van gemaakte kosten door de Organisatie en kosten voor het betalingsverkeer. Donatiegelden komen ten goede aan de Stichting Fight cancer, direct, of na afloop van het volgende Evenement Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht.

Artikel 7. AANSPRAKELIJKHEID
1. Deelname aan het Evenement Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht alsmede de Kids Swim is te allen tijde geheel op eigen risico.
2. De Organisatie, Stichting Fight cancer alsook de sponsorende bedrijven zijn op geen enkele manier aansprakelijk voor enig letsel of enige schade van welke aard dan ook, met inbegrip van directe, bijzondere, indirecte of gevolgschade, die zou kunnen ontstaan of ontstaan is vooraf, tijdens of na afloop van bezoek aan of deelname aan het Evenement Swim to Fight Cancer op 8 september (of alternatieve datum zie Artikel 6) of tijdens side events voorafgaand aan, op of na het Evenement.
3. De Deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen schade aangebracht aan anderen en/of eigendommen van anderen. De aangewezen verzekering hiervoor is een Aansprakelijkheidsverzekering Particulier (AVP). Daarnaast dient de Deelnemer te beschikken over een adequate ziektekostenverzekering.
4. De Deelnemer moet verzekerd zijn voor deelname aan een sportieve prestatie. Indien de verzekeringsmaatschappij van de Deelnemer dit heeft uitgesloten dan dient de Deelnemer zich hiervoor apart te verzekeren.

Artikel 8. PORTRETRECHT
1. Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan de Organisator voor openbaarmaking van tijdens of rond het Event gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke, waarop de Deelnemer zichtbaar is voor promotionele doeleinden van de Organisatie, zonder daarvoor een vergoeding te ontvangen.
2. Deelnemers kunnen een herroeping doen op openbaarmaking. Neem hiervoor contact op met de Organisator.

Artikel 9. PERSOONSGEGEVENS
1. Door akkoord te gaan met dit deelnemersreglement als ook met het Privacy statement (reglement Fight cancer) dat bij de inschrijving reeds akkoord is bevonden, stemt de Deelnemer in met de verwerking van hun persoonsgegevens, voor zover deze verwerking nodig is voor de lokale Organisatie van het Event en Stichting Fight cancer. Alle persoonsgegevens worden door Stichting Fight cancer conform de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming vertrouwelijk behandeld. Met deze instemming kan Deelnemer ook benaderd worden door Stichting Fight cancer met doelgerichte boodschappen.
2. Inschrijvers hebben te allen tijde het recht op inzage in, en verwijdering van hun persoonlijke gegevens door contact op te nemen met Stichting Fight cancer.

Artikel 10. VEILIGHEID
1. De Deelnemer moet onverwijld de aanwijzingen van de Organisatie Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht opvolgen.

Artikel 11. OVERIGE
1. In geval van onduidelijkheid in en/of onvolledigheid van deze voorwaarden, besluit het kernteam van Stichting Fight cancer wat de handelwijze moet zijn.

VRAGEN?
Heeft u nog vragen? Mail dan naar info@fightcancer.nl
Lage Naarderweg 45 – 47
1217 GN Hilversum
Telefoon: 020 664 3639