Deelnemersreglement

Deelnemersreglement Swim to Fight Cancer 

Swim to Fight Cancer | Haarlem is een initiatief en programma van de Stichting Fight Cancer.  
Swim to Fight Cancer | Haarlem is geen officiële wedstrijd. 

Doelstelling van Swim to Fight Cancer is het genereren van aandacht en inzamelen van gelden ten behoeve van het bevorderen en ondersteunen van kankeronderzoek en preventie. We willen dit bereiken middels de Swim to Fight Cancer | Haarlem zwemtocht van ca 2000 meter door het water van het Spaarne op zondag 1 juni 2025.   

Swim to Fight Cancer | Haarlem  kan alleen plaatsvinden als de benodigde vergunning door de Gemeente Haarlem is verstrekt. 

Stichting Fight Cancer is eindverantwoordelijk voor Swim to Fight Cancer | Haarlem maar zal gedragen worden door het kernteam en/of organiserend bureau van Swim to Fight Cancer | Haarlem. Het is een gedeelde verantwoordelijkheid waarbij ten goede trouw wordt samengewerkt. Zowel projectleider als penningmeester tekent een (intentie)overeenkomst.  
Swim to Fight Cancer | Haarlem is als organisatie verantwoordelijk voor de inhoud van het programma, maar ook voor het bijhouden van haarlem.swimtofightcancer.nl. 
 

Artikel 1. DEFINITIES 

1. A: In deze deelname voorwaarden wordt verstaan onder:

1. 1. Deelnemer(s): Zwemmers die als deelnemers aan het Swim to Fight Cancer | Haarlem    Event geregistreerd zijn bij de Organisatie. Dit zijn:
   2. Individuele zwemmers, 2 of 4 km;
   3. Zwemmers van een Business Team en;
   4. Zwemmers die deelnemen aan de Kids Swim. 

 Deelname aan het Event is uitsluitend mogelijk voor natuurlijke personen die de door de Organisatie vastgestelde minimumleeftijd van 16 jaar hebben bereikt. 
Deelname aan de Kids Swim is uitsluitend mogelijk mits kinderen zwemdiploma's A en B in het bezit hebben.  

Artikel 2. DONATIES 

1. Swim to Fight Cancer | Haarlem kent twee geldstromen, gekoppeld aan twee bankrekeningen:
   1. Inschrijfgelden en sponsorgelden uit de zakelijke markt, deze worden gebruikt voor de organisatie en het veilig opleveren van het Event, en eventuele opstartkosten voor het komend jaar;
   2. Donatiegelden, deze komen met aftrek van de transactiekosten ten goede aan de Stichting Fight cancer.

1. Het bestuurslidmaatschap/ kernteamlidmaatschap van de Swim to Fight Cancer | Haarlem is een onbezoldigde functie. Het Rechtspersonen Samenwerkingsverbanden Informatie Nummer (RSIN) van Stichting Fight cancer is 853991248
2. Op de totaal-donatieteller op de homepage van www.swimtofightcancer.nl zal het nettobedrag aan donaties zichtbaar zijn, dat wil zeggen de donatie opbrengsten minus de transactiekosten. Op de persoonlijke pagina van de Deelnemer maken we het brutobedrag inzichtelijk.
3. De penningmeester van Swim to Fight Cancer | Haarlem behoudt toezicht op de inkomstenstroom en de kosten.
4. Swim to Fight Cancer | Haarlem maakt na afloop van het Event openbaar hoeveel donatiegeld er is opgehaald met het Event en rapporteert aan welke projecten het donatiegeld wordt toegekend.
5. De Belastingdienst heeft Stichting Fight cancer aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling, waarmee wij de ANBI-status hebben verkregen. Dit levert fiscaal voordeel op: Donateurs van een ANBI mogen hun giften aftrekken van de inkomsten- of vennootschapsbelasting en Stichting Fight cancer hoeft over donaties geen schenkingsrecht te betalen. Dat betekent dat alle donaties nog effectiever besteed kunnen worden. Het RSIN van Stichting Fight Cancer is 852969284. 

Artikel 3. INSCHRIJVING 

1. De inschrijving start op zondag 1 september 2024 en sluit voor alle deelnemers op uiterlijk 15-05--2025, tenzij de Stichting Fight Cancer besluit deze data aan te passen.
2. Er kunnen maximaal 1500 Deelnemers meedoen, bestaande uit individuele Deelnemers en Business Teams, tenzij het kernteam van de Stichting Fight cancer besluit om dit aantal aan te passen.
3. Er kunnen maximaal 100 Business Teams meedoen, tenzij het kernteam van de Stichting Fight cancer besluit dit aantal aan te passen.
4. Aan de Kids Swim kunnen maximaal 250 deelnemers meedoen. Tenzij het kernteam van de Stichting Fight Cancer besluit dit aantal aan te passen.
5. Deelnemers jonger dan 18 jaar kunnen alleen meedoen onder verantwoordelijkheid van hun ouder en/of verzorger en behoeven de goedkeuring van hun ouder en/of verzorger. 
6. De inschrijving is pas definitief wanneer het inschrijfgeld betaald is.  

Artikel 4. DEELNAME 

1. Een deelnemer verklaart met het accepteren van deze deelnemersvoorwaarden bekend te zijn met de risico’s verbonden aan zwemmen in open water: 
2. De waterkwaliteit van open water is niet gegarandeerd en kan ziektes veroorzaken en inname kan gezondheidsrisico’s met zich meebrengen, ondanks dat het water goedgekeurd is door een onafhankelijke instelling;
3. Zwemmen in open water kost meer krachtsinspanning dan zwemmen in een zwembad;
4. In sommige gevallen kan er een risico zijn op aanvaringen;
5. Het dragen van een wetsuit is verplicht voor alle deelnemers.  
6. Iedere Deelnemer gaat met het accepteren van deze deelnemersvoorwaarden akkoord met deelname op eigen risico voor Swim to Fight Cancer en (eventuele) trainingen. Noch Stichting Fight cancer, noch de Organisatie noch één van de medewerkers van Fight cancer kan aansprakelijk gesteld worden voor letsel en/of schade van welke aard dan ook. 
7. Elke individuele Deelnemer die zich individueel inschrijft, betaalt €75,- inschrijfgeld (incl. btw) en spant zich in om minimaal €350 donatiegeld via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen t.b.v. de Stichting Fight cancer.
8. Een Deelnemer is in het bezit van de zwemdiploma’s A en B. Aan elke Deelnemer kan voor de start worden gevraagd zulks te verklaren.
9. Iedere Deelnemers jonger dan 18 jaar heeft toestemming nodig van ouders/voogd om deel te mogen nemen.
10. Het wordt een Deelnemer afgeraden deel te nemen bij zwangerschap of bij (ernstige) gezondheidsproblemen. Overleg bij twijfel over deelname altijd met een (huis)arts. 
11. Indien Deelnemer een medische, fysieke of mentale beperking heeft die van invloed kan zijn op de veiligheid van Deelnemer zelf of die van andere tijdens het evenement, is Deelnemer verplicht dit voorafgaand aan inschrijving schriftelijk te melden bij Organisatie. Op basis van de verstrekte informatie zal Organisatie bepalen of deelname mogelijk is (en onder welke voorwaarden). Indien blijkt dat Deelnemer geen melding heeft gemaakt van een beperking, behoudt de Organisatie het recht om deelname te ontzeggen, zowel voorafgaand aan als tijdens het evenement.
12. Een Deelnemer is verplicht een geldig legitimatiebewijs op de dag van het Event bij zich te hebben. Tezamen met het inschrijvingsbewijs vormt dit de toelating tot de registratielocatie.
13. Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem op haarlem.swimtofightcancer.nl. Is de betaling niet binnen 5 dagen na inschrijving voldaan, dan vervalt het deelnamerecht.
14. Is een individuele Deelnemer vanwege familieomstandigheden of gezondheidsproblemen verhinderd om op 01-06-2025 te verschijnen, dan zal, na overhandiging van een rechtsgeldige verklaring, het inschrijfgeld worden geretourneerd. Deelnemer dient hiertoe via info@haarlem.swimtofightcancer.nl contact op te nemen met de Organisatie.
15. Het donatiegeld wordt rechtstreeks gedoneerd via de persoonlijke pagina van de Deelnemer. Het donatiegeld dient uiterlijk 01-07-2025 overgemaakt te zijn.
16. Het donatiegeld wordt aan de Deelnemer gekoppeld en komt rechtstreeks op de donatiegeldrekening met rekeningnummer [rekeningnummer Fight cancer] de Stichting Fight cancer.
17. Deelnemers die niet hebben voldaan aan de inspanningsverplichting om minimaal €350 op te halen, kunnen bij de eerstvolgende editie van Swim to Fight Cancer | Haarlem  worden uitgesloten van deelname.
18. Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet. 

Bijkomende voorwaarden voor deelname via Business Teams 

1. Een Business Team bestaat uit maximaal 4 Deelnemers van personen ouder dan 16 jaar. 
2. Een Business Team betaalt €1.000 (excl. btw) inschrijfgeld. Deze betaling geschiedt via een factuur.
3. Is de betaling niet binnen 14 dagen na inschrijving (of in geval van factuur na ontvangst factuur) juist voldaan, dan vervalt het deelnamerecht.
4. Een Team conformeert zich, naast het voldoen van het inschrijfgeld, aan de inspanningsverplichting minimaal €350 per Deelnemer aan donatiegelden te werven. Dit kan via de teampagina op de website van Swim to Fight Cancer | Haarlem. De minimale donatiegelden ad €350 per Deelnemer dienen uiterlijk 01-07-2025 te zijn overgemaakt. 
5. Teams die niet aan de donatieverplichting van €350 per Deelnemer hebben voldaan, kunnen worden uitgesloten van deelname bij een volgende editie.
6. Teams die de donatiegelden in één keer willen afkopen dienen contact op te nemen met de Organisatie via info@haarlem.swimtofightcancer.nl 
7. Teams mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet. 

Voorwaarden Swim to Fight Cancer | Haarlem  : Kids Swim 

1. Op 01-06-2025 vindt ook de Kids Swim plaats voor kinderen. 
2. Het inschrijfgeld voor de Kids Swim bedraagt €25,- en iedere deelnemer aan spant zich in om minimaal € 150 sponsorgeld via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen t.b.v. de stichting Fight Cancer.
3. Een Deelnemer is verplicht een geldig legitimatiebewijs op de dag van het evenement bij zich te hebben. Tezamen met het inschrijvingsbewijs vormt dit de toelating tot de registratielocatie.
4. Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem haarlem.swimtofightcancer.nl. Is de betaling niet binnen 5 dagen na inschrijving voldaan, dan vervalt het deelnamerecht.
5. Is een individuele Deelnemer vanwege familieomstandigheden of gezondheidsproblemen verhinderd om op 01-06-2025 te verschijnen, dan zal, na overhandiging van een rechtsgeldige verklaring, het inschrijfgeld worden geretourneerd. Deelnemer dient hiertoe via info@haarlem.swimtofightcancer.nl contact op te nemen met de Organisatie.
6. Het donatiegeld wordt rechtstreeks gedoneerd via de persoonlijke pagina van het kind. Het donatiegeld dient uiterlijk 01-07-2025 overgemaakt te zijn.
7. Het donatiegeld wordt aan het kind gekoppeld en komt rechtstreeks op de donatiegeldrekening van de Stichting Fight cancer. Deelnemende kinderen aan de Kids Swim die niet hebben voldaan aan de inspanningsverplichting om minimaal €150 op te halen, kunnen bij de eerstvolgende editie van Swim to Fight Cancer worden uitgesloten van deelname.
8. Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet. 

Artikel 5. KLEDING 

1. Het dragen van een wetsuit is verplicht. 
2. Het dragen van de door de Organisatie verstrekte badmuts is verplicht, evenals (mits van toepassing) het dragen van een chip voor tijdsregistratie, hetzij met een enkelband, polsband of in de badmuts. De door de Organisatie verstrekte badmuts dient tijdens de gehele route, van start tot en met finish, geheel zichtbaar gedragen te worden.
3. De kleding (inclusief eventuele attributen) die door de Deelnemers gedragen worden, dienen de veiligheid van de Deelnemer zelf, alsmede de overige Deelnemers, niet in gevaar te brengen. De Organisatie zal hierop toezien en de Deelnemer is verplicht de aanwijzingen van de Organisatie op te volgen.  

Artikel 6. VOORBEHOUD WIJZIGINGEN 

1. De Stichting Fight Cancer behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in het programma van het Event Swim to Fight Cancer | Haarlem.
2. De Organisatie behoudt zich het recht voor om bij onverwacht slecht weer, slechte waterkwaliteit of onvoorzienbare omstandigheden het Event te annuleren of uit te wijken naar een alternatieve locatie. Er zal altijd een alternatief worden geboden. Donatiegelden komen ten goede aan de onderzoeken van de Stichting Fight Cancer, direct, of na afloop van het Evenement Swim to Fight Cancer | Haarlem.  

Artikel 7. AANSPRAKELIJKHEID 

1. Deelname aan het Evenement Swim to Fight Cancer | Haarlem alsmede de FamilySwim is te allen tijde geheel op eigen risico.
2. De Organisatie als ook de sponsorende bedrijven zijn op geen enkele manier aansprakelijk voor enig letsel of enige schade van welke aard dan ook, met inbegrip van directe, bijzondere, indirecte of gevolgschade, die zou kunnen ontstaan of ontstaan is vooraf, tijdens of na afloop van bezoek aan of deelname aan het Evenement Swim to Fight Cancer op 01-06-2025.
3. De Deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen schade aangebracht aan anderen en/of eigendommen van anderen. De aangewezen verzekering hiervoor is een aansprakelijkheidsverzekering Particulier (AVP). Daarnaast dient de Deelnemer te beschikken over een adequate reis- en ziektekostenverzekering.
4. De Deelnemer moet verzekerd zijn voor deelname aan een sportieve prestatie. Indien de verzekeringsmaatschappij van de Deelnemer dit heeft uitgesloten dan dient de Deelnemer zich hiervoor apart te verzekeren. 

Artikel 8. PORTRETRECHT 

1. Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan de Organisator voor openbaarmaking van tijdens of rond het Event gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke, waarop de Deelnemer zichtbaar is voor promotionele doeleinden van de Organisatie, zonder daarvoor een vergoeding te ontvangen. 
2. Deelnemers kunnen een herroeping doen op openbaarmaking. Neem hiervoor contact op met de Organisator.  

Artikel 9. PERSOONSGEGEVENS 

1. Door akkoord te gaan met dit deelnemersreglement als ook met het Privacy statement (reglement Fight cancer) dat bij de inschrijving reeds akkoord is bevonden, stemt de Deelnemer in met de verwerking van hun persoonsgegevens, voor zover deze verwerking nodig is voor de lokale Organisatie van het Event en Stichting Fight cancer. Alle persoonsgegevens worden door Stichting Fight cancer conform de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming vertrouwelijk behandeld. Met deze instemming kan Deelnemer ook benaderd worden door Stichting Fight cancer met doelgerichte boodschappen.?
2. Inschrijvers hebben te allen tijde het recht op inzage in, en verwijdering van hun persoonlijke gegevens door contact op te nemen met de Organisatie. 

Artikel 10. VEILIGHEID 

1. De Deelnemer moet onverwijld de aanwijzingen van de Swim to Fight Cancer | Haarlem Organisatie opvolgen. 

Artikel 11. OVERIGE 

1. In geval van onduidelijkheid in en/of onvolledigheid van deze voorwaarden, besluit het kernteam van Stichting Fight Cancer wat de handelwijze moet zijn. 

VRAGEN? 

Heeft u nog vragen? Mail dan naar info@fightcancer.nl  

Lage Naarderweg 45 - 47 
1217 GN Hilversum 
Telefoon: 020 664 3639