Deelnemersreglement

Deelnemersreglement Swim & Dance to Fight Cancer

Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch  is een initiatief en programma van de Stichting Fight cancer. Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch is geen officiële wedstrijd.

Doelstelling van Swim & Dance to Fight Cancer is het genereren van aandacht en inzamelen van gelden ten behoeve van het bevorderen en ondersteunen van kankeronderzoek en preventie. We willen dit bereiken middels de Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch zwemtocht van ca 2000 meter in de IJzeren Man op zondag 1 september 2024.  

Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch kan alleen plaatsvinden als de benodigde vergunning door de Gemeente Den Bosch is verstrekt.

Stichting Fight cancer is eindverantwoordelijk voor Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch maar zal gedragen worden door het kernteam en/of organiserend bureau van Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch. Het is een gedeelde verantwoordelijkheid waarbij ten goede trouw wordt samengewerkt. Zowel projectleider als penningmeester tekent een (intentie)overeenkomst. Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch is als organisatie verantwoordelijk voor de inhoud van het programma, maar ook voor het bijhouden van www.swimtofightcancer.nl/denbosch.

Artikel 1. DEFINITIES

1. In deze deelname voorwaarden wordt verstaan onder:
   1. Individuele zwemmers;
   2. Zwemmers van een Team, en;
   3. Zwemmers die deelnemen aan de Kids Swim.
1. Deelnemer(s): Zwemmers die als deelnemers aan het Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch Event geregistreerd zijn bij de Organisatie. Dit zijn:

Deelname aan het Event is uitsluitend mogelijk voor natuurlijke personen die de door de Organisatie vastgestelde minimumleeftijd van 16 jaar hebben bereikt.
Deelname aan de Kids Swim is uitsluitend mogelijk voor kinderen die de door de Organisatie vastgestelde leeftijd hebben van 8 t/m 11 jaar.

1. Event: de unieke Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch zwemtocht van ca. 2000 meter in de IJzeren Man op zondag 1 september 2024
2. Organisatie: Onder Organisatie wordt verstaan de kernteamleden van Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch, medewerkers van evenementenbureau Artishock, vrijwilligers, en door organisatie ingeschakelde bedrijven en instanties.
3. Stichting Fight cancer: Fight cancer is een stichting die fondsen werft voor KWF Kankerbestrijding. Onder het motto ‘Love life. Fight cancer.’ laten wij zien dat de strijd tegen kanker resultaat oplevert en inspireren wij mensen om mee te doen. Fight cancer wil mensen bewust maken van de noodzaak van kankerbestrijding, ze betrekken bij de strijd tegen kanker en vooral: aansporen tot actie! De opbrengsten van Fight cancer gaan via KWF Kankerbestrijding naar wetenschappelijk kankeronderzoek en preventie. Meer informatie is te vinden op de website http://www.fightcancer.nl
4. Team(s): Team(s) dat/die conform de daarvoor geldende voorwaarden als deelnemend team aan het Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch Event geregistreerd zijn bij de organisatie.
5. Kids Swim: evenement als onderdeel van de Swim & Dance to Fight Cancer | Den Bosch is een zwemtocht waarbij kinderen in de leeftijdscategorie 8 t/m 11 jaar, een verkorte route zwemmen van ongeveer 600 meter in de IJzeren Man op zondag 1 september 2024.

Artikel 2. DONATIES

• Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch kent twee geldstromen, gekoppeld aan twee bankrekeningen:
1. Inschrijfgelden en sponsorgelden uit de zakelijke markt, deze worden gebruikt voor de organisatie en het veilig opleveren van het Event, en eventuele opstartkosten voor het komend jaar;
2. Donatiegelden, deze komen met aftrek van de transactiekosten ten goede aan de Stichting Fight cancer.

Na afloop van het evenement wordt het totale bedrag van de donaties openbaar gemaakt.

• Het bestuurslidmaatschap / kernteamlidmaatschap van de Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch is een onbezoldigde functie. Het Rechtspersonen Samenwerkingsverbanden Informatie Nummer (RSIN) van Stichting Fight cancer is 853991248.
• Op de totaal-donatieteller op de homepage van www.swimtofightcancer.nl zal het nettobedrag aan donaties zichtbaar zijn, dat wil zeggen de donatie opbrengsten minus de transactiekosten. Op de persoonlijke pagina van de Deelnemer maken we het brutobedrag inzichtelijk.
• De penningmeester van Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch behoudt toezicht op de inkomstenstroom en de kosten.
• Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch maakt na afloop van het Event openbaar hoeveel donatiegeld er is opgehaald met het Event en rapporteert aan welke projecten het donatiegeld wordt toegekend.
• De Belastingdienst heeft Stichting Fight cancer aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling, waarmee wij de ANBI-status hebben verkregen. Dit levert fiscaal voordeel op: Donateurs van een ANBI mogen hun giften aftrekken van de inkomsten- of vennootschapsbelasting en Stichting Fight cancer hoeft over donaties geen schenkingsrecht te betalen. Dat betekent dat alle donaties nog effectiever besteed kunnen worden. Het RSIN van Stichting Fight cancer is 852969284.
  
  

Artikel 3. INSCHRIJVING

• De inschrijving start op zondag 10 september 2023 en sluit voor de individuele deelnemers op uiterlijk zondag 18 augustus 2024 en voor de business teams op uiterlijk zondag 18 augustus 2024, tenzij Stichting Fight cancer besluit deze data aan te passen.
• Er kunnen maximaal 1000 Deelnemers meedoen, bestaande uit individuele Deelnemers en Teams, tenzij het kernteam van de Stichting Fight cancer besluit om dit aantal aan te passen.
• Er kunnen maximaal 100 Teams meedoen, tenzij het kernteam van de Stichting Fight cancer besluit dit aantal aan te passen.
• Aan de Kids Swim kunnen maximaal 250 deelnemers meedoen, tenzij het kernteam van de Stichting Fight cancer besluit dit aantal aan te passen.
• Deelnemers jonger dan 16 jaar kunnen alleen meedoen onder verantwoordelijkheid van hun ouder en/of verzorger, en behoeven toestemming voor deelname door middel van een ondertekende vrijwaringsverklaring (verstrekt door de Organisatie) van hun ouders/verzorgers .

De inschrijving is pas definitief wanneer het inschrijfgeld uiterlijk betaald is op zondag 18 augustus 2024 voor de individuele deelnemers en zondag 25 augustus 2024 voor de business teams, tenzij het kernteam van de Stichting Fight cancer besluit deze uiterlijke inschrijftermijn aan te passen.

Artikel 4. DEELNAME

1. Een deelnemer verklaart met het accepteren van deze deelnemersvoorwaarden bekend te zijn met de risico’s verbonden aan zwemmen in open water:
1. De waterkwaliteit van open water is niet gegarandeerd en kan ziektes veroorzaken en inname kan gezondheidsrisico’s met zich meebrengen, ondanks dat het water goedgekeurd is door een onafhankelijke instelling;
2. Zwemmen in open water kost meer krachtsinspanning dan zwemmen in een zwembad;
3. In sommige gevallen kan er een risico zijn op aanvaringen;
4. Een wetsuit is verplicht indien het water 18 graden of minder van temperatuur is.
2. Iedere Deelnemer gaat met het accepteren van deze deelnemersvoorwaarden akkoord met deelname op eigen risico. Noch Stichting Fight cancer, noch de Organisatie noch één van de medewerkers van Fight cancer kan aansprakelijk gesteld worden voor letsel en/of schade van welke aard dan ook.
3. Elke individuele Deelnemer die zich individueel inschrijft, betaalt €30,- incl BTW (Early Bird) of €50,- inschrijfgeld incl. btw en spant zich in om minimaal €250 donatiegeld via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen t.b.v. de Stichting Fight cancer. Er geldt een gereduceerd tarief voor deelnemers aan de kids swim (zie Voorwaarden Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch: Kids Swim)

1. Een Deelnemer is minimaal 8 jaar en minimaal in het bezit van de zwemdiploma’s A en B. Aan elke Deelnemer kan voor de start worden gevraagd zulks te verklaren.
2. Iedere Deelnemers jonger dan 16 jaar heeft toestemming nodig van ouders/voogd door middel van een vrijwaringsverklaring om deel te mogen nemen.
3. Het wordt een Deelnemer afgeraden deel te nemen bij zwangerschap of bij (ernstige) gezondheidsproblemen. Overleg bij twijfel over deelname altijd met een (huis)arts.
4. Een Deelnemer is verplicht een geldig legitimatiebewijs op de dag van het Event (zondag 1 september 2024) bij zich te hebben. Tezamen met het inschrijvingsbewijs vormt dit de toelating tot de registratielocatie.
5. Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem op swimtofightcancer.nl/denbosch. Is de betaling niet binnen 5 dagen na inschrijving voldaan, dan vervalt het deelnamerecht.
6. Is een individuele Deelnemer vanwege familieomstandigheden of gezondheidsproblemen verhinderd om op zondag 1 september 2024 te verschijnen, dan zal, na overhandiging van een rechtsgeldige verklaring, het inschrijfgeld worden geretourneerd. Deelnemer dient hiertoe via info@fightcancer.nl contact op te nemen met de Organisatie.
7. Het donatiegeld wordt rechtstreeks gedoneerd via de persoonlijke pagina van de Deelnemer. Het donatiegeld dient uiterlijk zondag 15 september 2024 overgemaakt te zijn.
8. Het donatiegeld wordt aan de Deelnemer gekoppeld en komt rechtstreeks op de donatiegeldrekening met rekeningnummer NL 34 RABO 00327 742 364 van de Stichting Fight cancer.
9. Deelnemers die niet hebben voldaan aan de inspanningsverplichting om minimaal €250 op te halen, kunnen bij de eerstvolgende editie van Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch worden uitgesloten van deelname.
10. Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet.

Bijkomende voorwaarden voor deelname via Business Teams.

1. Een Businessteam bestaat uit maximaal 5 Deelnemers van personen ouder dan 16 jaar.
2. Een Businessteam betaalt €500 (excl. btw) inschrijfgeld. Deze betaling geschiedt via de website swimtofightcancer.nl/denbosch betalingssysteem, of via een factuur.
3. Is de betaling niet binnen 14 dagen na inschrijving (of in geval van factuur na ontvangst factuur) juist voldaan, dan vervalt het deelnamerecht.
4. Een Team conformeert zich, naast het voldoen van het inschrijfgeld, aan de inspanningsverplichting minimaal €250 per Deelnemer aan donatiegelden te werven. Dit kan via de teampagina op de website van Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch. De minimale donatiegelden ad €250 per Deelnemer dienen uiterlijk zondag 1 september 2024 te zijn overgemaakt. Additionele donaties kunnen tot en met zondag 15 september worden overgemaakt.
5. Teams die niet aan de donatieverplichting van €250 per Deelnemer hebben voldaan, kunnen worden uitgesloten van deelname bij een volgende editie.
6. Teams die de donatiegelden in één keer willen afkopen dienen contact op te nemen met de Organisatie via info@fightcancer.nl
7. Teams mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet.

Voorwaarden Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch: Kids Swim

1. Op zondag 1 september 2024 vindt ook de Kids Swim plaats voor kinderen in de leeftijdscategorie 8 t/m 11 jaar.
2. Iedere voogd/ouder van het kind wordt bij registratie op zondag 1 september 2024 verplicht een vrijwaringsverklaring te ondertekenen waarbij hij/zij akkoord gaat met deelname op eigen risico. In deze vrijwaringsverklaring zal in het bijzonder aandacht worden gevraagd voor risico’s gemoeid met waterkwaliteit, en de risico’s van aanvaringen.
3. Het inschrijfgeld voor de Kids Swim bedraagt €25- voor kind, het kind spant zich in om minimaal € 100 sponsorgeld via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen t.b.v. de stichting Fight cancer.
4. Er kunnen maximaal 250 kinderen meedoen, tenzij het kernteam van de Stichting Fight cancer besluit om dit aantal aan te passen.
5. Een Deelnemer is verplicht een geldig legitimatiebewijs op de dag van het evenement zondag 1 september 2024 bij zich te hebben. Tezamen met het inschrijvingsbewijs vormt dit de toelating tot de registratielocatie.
6. Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem www.swimtofightcancer.nl/denbosch Is de betaling niet binnen 5 dagen na inschrijving voldaan, dan vervalt het deelnamerecht.

1. Is een individuele Deelnemer vanwege familieomstandigheden of gezondheidsproblemen verhinderd om op zondag 1 september 2024 te verschijnen, dan zal, na overhandiging van een rechtsgeldige verklaring, het inschrijfgeld worden geretourneerd. Deelnemer dient hiertoe via info@fightcancer.nl contact op te nemen met de Organisatie.
2. Het donatiegeld wordt rechtstreeks gedoneerd via de persoonlijke pagina van het kind. Het donatiegeld dient uiterlijk zondag 15 september 2024 overgemaakt te zijn.
3. Het donatiegeld wordt aan het kind gekoppeld en komt rechtstreeks op de donatiegeldrekening van de Stichting Fight cancer. Deelnemende kinderen aan de Kids Swim die niet hebben voldaan aan de inspanningsverplichting om minimaal €100 op te halen, kunnen bij de eerstvolgende editie van Swim & Dance to Fight Cancer worden uitgesloten van deelname.
4. Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet.

Artikel 5. KLEDING

1. We raden aan om een wetsuit te dragen. Als de watertemperatuur lager is dan 18 graden Celcius, dan is een wetsuit verplicht.
2. Het dragen van de door de Organisatie verstrekte badmuts is verplicht, evenals (mits van toepassing) het dragen van een chip voor tijdsregistratie, hetzij met een enkelband, polsband of in de badmuts. De door de Organisatie verstrekte badmuts dient tijdens de gehele route, van start tot en met finish, geheel zichtbaar gedragen te worden.
3. De kleding (inclusief eventuele attributen) die door de Deelnemers gedragen worden, dienen de veiligheid van de Deelnemer zelf, alsmede de overige Deelnemers, niet in gevaar te brengen. De Organisatie zal hierop toezien en de Deelnemer is verplicht de aanwijzingen van de Organisatie op te volgen.

Artikel 6. VOORBEHOUD WIJZIGINGEN

• De Stichting Fight cancer behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in het programma van het Event Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch
• De Organisatie behoudt zich het recht voor om bij onverwacht slecht weer of onvoorzienbare omstandigheden het Event te annuleren of uit te wijken naar een alternatieve locatie of alternatieve starttijd / datum. Inschrijfgelden worden bij annulering retour gestort onder aftrek van gemaakte kosten door de Organisatie en kosten voor het betalingsverkeer. Donatiegelden komen ten goede aan de Stichting Fight cancer, direct, of na afloop van het volgende Evenement Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch.

Artikel 7. AANSPRAKELIJKHEID

1. Deelname aan het Evenement Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch alsmede de Kids Swim is te allen tijde geheel op eigen risico.
2. De Organisatie, Stichting Fight cancer alsook de sponsorende bedrijven op geen enkele manier aansprakelijk voor enig letsel of enige schade van welke aard dan ook, met inbegrip van directe, bijzondere, indirecte of gevolgschade, die zou kunnen ontstaan of ontstaan is vooraf, tijdens of na afloop van bezoek aan of deelname aan het Evenement Swim & Dance to Fight Cancer op zondag 1 september 2024 (of alternatieve datum zie Artikel 6) of tijdens side events voorafgaand aan, op of na het Evenement.
3. De Deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen schade aangebracht aan anderen en/of eigendommen van anderen. De aangewezen verzekering hiervoor is een Aansprakelijkheidsverzekering Particulier (AVP). Daarnaast dient de Deelnemer te beschikken over een adequate reis- en ziektekostenverzekering.
4. De Deelnemer moet verzekerd zijn voor deelname aan een sportieve prestatie. Indien de verzekeringsmaatschappij van de Deelnemer dit heeft uitgesloten dan dient de Deelnemer zich hiervoor apart te verzekeren.

Artikel 8. PORTRETRECHT

1. Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan de Organisator voor openbaarmaking van tijdens of rond het Event gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke, waarop de Deelnemer zichtbaar is voor promotionele doeleinden van de Organisatie, zonder daarvoor een vergoeding te ontvangen.
2. Deelnemers kunnen een herroeping doen op openbaarmaking. Neem hiervoor contact op met de Organisator.

Artikel 9. PERSOONSGEGEVENS

1. Door akkoord te gaan met dit deelnemersreglement als ook met het Privacy statement (reglement Fight cancer) dat bij de inschrijving reeds akkoord is bevonden, stemt de Deelnemer in met de verwerking van hun persoonsgegevens, voor zover deze verwerking nodig is voor de lokale Organisatie van het Event en Stichting Fight cancer. Alle persoonsgegevens worden door Stichting Fight cancer conform de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming vertrouwelijk behandeld. Met deze instemming kan Deelnemer ook benaderd worden door Stichting Fight cancer met doelgerichte boodschappen. 
2. Inschrijvers hebben te allen tijde het recht op inzage in, en verwijdering van hun persoonlijke gegevens door contact op te nemen met de Organisatie.

Artikel 10. VEILIGHEID

1. De Deelnemer moet onverwijld de aanwijzingen van de Swim & Dance to Fight Cancer | ‘s-Hertogenbosch Organisatie opvolgen.

Artikel 11. OVERIGE

1. In geval van onduidelijkheid in en/of onvolledigheid van deze voorwaarden, besluit het kernteam van Stichting Fight cancer wat de handelwijze moet zijn.

VRAGEN?

Heeft u nog vragen? Mail dan naar info@fightcancer.nl

Lage Naarderweg 45 - 47
1217 GN Hilversum
Telefoon: 020 664 3639